Hồ sơ bắt buộc phải chuẩn bị khi nhận quyết định thanh tra thuế ở hộ kinh doanh?

Căn cứ theo Điều 113 Luật Quản lý thuế 2019 thì các trường hợp thanh tra thuế ở hộ kinh doanh như sau:

– Khi có dấu hiệu vi phạm pháp luật về thuế.

– Để giải quyết khiếu nại, tố cáo hoặc thực hiện các biện pháp phòng, chống tham nhũng.

– Theo yêu cầu của công tác quản lý thuế trên cơ sở kết quả phân loại rủi ro trong quản lý thuế.

– Theo kiến nghị của Kiểm toán nhà nước, kết luận của Thanh tra nhà nước và cơ quan khác có thẩm quyền.

Theo đó, khi hộ kinh doanh nhận được quyết định thanh tra thuế từ cơ quan thuế thì hồ sơ bắt buộc phải chuẩn bị như sau:

[1] Hộ sơ pháp lý của hộ kinh doanh, bao gồm

– Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh

– Giấy xác nhận địa điểm kinh doanh

– Thông báo mã số thuế

– Danh sách người lao động (nếu hộ kinh doanh có thuê người làm)

– Hợp đồng thuê mặt bằng (nếu có)

– Căn cước công dân của chủ hộ kinh doanh

[2] Hồ sơ lệ phí môn bài

– Tờ khai 01/CNKD tờ khai thuế đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh ban hành kèm theo Thông tư 40/2021/TT-BTC.

– Chứng từ nộp lệ phí môn bài

– Biên lai/ủy nhiên chi nộp tiền

– Tờ khai thuế cho thuê tài sản mẫu 01/TTS được quy định tại Phụ lục II ban hành kèm Thông tư 40/2021/TT-BTC (sửa đổi bởi điểm a, điểm b khoản 2 Điều 8 Thông tư 40/2025/TT-BTC)

– Quyết định ấn định thuế của cơ quan thuế

– Thông báo điều chỉnh doanh thu khoán (nếu có)

– Biên lai nộp thuế GTGT và thuế TNCN khoán hàng tháng hoặc quý

– Biên bản điều chỉnh doanh thu theo thực tế kinh doanh

Lưu ý:

Từ ngày 01/01/2026 thì hộ kinh doanh sẽ chính thức bỏ phương pháp thuế khoán. Hộ kinh doanh chuyển sang nộp thuế theo pháp luật về quản lý thuế. tại khoản 6 Điều 10 Nghị quyết 198/2025/QH15.

Đồng thời, chính thức từ ngày 01/01/2026 theo khoản 7 Điều 10 Nghị quyết 198/2025/QH15 quy định sẽ chấm dứt việc thu, nộp lệ phí môn bài. Do đó, hộ kinh doanh sẽ không còn phải đóng khoản lệ phí này nữa theo quy định pháp luật.

[3] Sổ sách bán hàng – theo dõi doanh thu

Căn cứ theo Điều 5 Thông tư 88/2021/TT-BTC quy định mặc dù hộ kinh doanh không bắt buộc lập sổ chuẩn theo quy định kế toán nhưng khi thanh tra bắt buộc phải có các loại sổ sách như:

Lưu ý: Mục đích sử dụng, biểu mẫu và phương pháp ghi sổ kế toán được hướng dẫn tại Phụ lục 2 biểu mẫu và phương pháp ghi sổ kế toán ban hành kèm theo Thông tư 88/2021/TT-BTC. Trường hợp hộ kinh doanh có nhiều địa điểm kinh doanh khác nhau thì hộ kinh doanh phải mở sổ kế toán để theo dõi chi tiết theo từng địa điểm kinh doanh.

[4] Hóa đơn điện tử đầu vào – hóa đơn điện tử đầu ra (nếu hộ kinh doanh có sử dụng)

– Đối với hóa đơn điện tử đầu vào

+ Hóa đơn mua hàng hóa từ nha cung cấp

+ Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào (bao gồm cả hàng hóa nhập khẩu) từ 05 triệu đồng trở lên đã bao gồm thuế giá trị gia tăng. Trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ của một người nộp thuế có giá trị dưới 05 triệu đồng nhưng mua nhiều lần trong cùng một ngày có tổng giá trị từ 05 triệu đồng trở lên thì chỉ được khấu trừ thuế đối với trường hợp có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

+ Hợp đồng – phiếu giao hàng (nếu có)

– Đối với hóa đơn điện tử đầu ra

+ Danh sách hóa đơn điện tử đã phát hành

+ File PDF + XML

+ Phiếu xuất hàng (nếu có quản lý kho)

[5] Hồ sơ chi phí chứng minh thu nhập chịu thuế

Tại Điều 10 Luật Thuế giá trị gia tăng 2024 quy định có phương pháp tính thuế giá trị gia tăng gồm phương pháp khấu trừ thuế và phương pháp tính trực tiếp.

Theo đó, nếu hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp tính trực tiếp thì khi thanh tra thuế cũng cần có chi phi thực tế để đánh giá, cụ thể:

– Hợp đồng mua hàng

– Phiếu nhập hàng, phiếu xuất hàng

– Sổ theo dõi kho (nếu kinh doanh vật tư, hàng hóa)

– Bảng kê chi phí vận chuyển, chi phí mua hàng

– Chứng từ thanh toán cho nhà cung cấp

Lưu ý: Dù hộ kinh doanh khoán không được trừ chi phi khi tính thuế nhưng hồ sơ dùng để chứng minh doanh thu thực tết tranh trường hợp bị ấn định tăng thuế.

– Hợp đồng lao động

– Bảng lương, bảng chấm công

– Chứng từ trả lương

[7] Hồ sơ ngân hàng/momo/ví điện tử

Khi thanh tra thuế, đoàn thanh tra sẽ có thể yêu cầu sao kê tài khoản ngân hàng, sao kê momo, ShoppePay hay ZaloPay (nếu dùng) hoặc sao kê POS quẹt thẻ (nếu có). Vì thuế sẽ lấy số liệu giao dịch để tính ra doanh thu thực tế

[8] Hồ sơ về mặt bằng (nơi kinh doanh) giúp thuế xác định quy mô kinh doanh

– Hợp đồng thuê nhà/mặt bằng

– Ảnh chụp cửa hàng, biển hiệu

– Văn bản của tổ dân phố hoặc Ủy ban xã xác nhận tình hình kinh doanh (nếu có)

Từ những căn cứ này, đoàn thanh tra sẽ đánh giá trên cơ sở diện tích để tính ra lưu lượng khách hàng và quy về doanh thu thực tế

– Biên bản kiểm tra Phòng Kinh tế

– Biên bản kiểm tra Quảng lý thị trường

– Kết quả kiểm tra môi trường, an toàn thực phẩm (nếu là cơ sở kinh doanh quán ăn)

Nhằm so sánh quy mô, sản lương, nhân công đối chiếu với nhau để quy về doanh thu thực tế.

Sau khi xóa bỏ thuế khoán, hộ kinh doanh sẽ nộp thuế như thế nào?

Căn cứ khoản 1 Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 8 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP và khoản 6 Điều 10 Nghị quyết 198/2025/QH15, cụ thể như sau:

– Từ ngày 01/6/2025 đến ngày 31/12/2205: Bỏ thuế khoán đối với các hộ kinh doanh doanh có mức doanh thu hàng năm từ 1 tỷ đồng trở lên và doanh nghiệp có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, trong đó có bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng (trung tâm thương mại; siêu thị; bán lẻ (trừ ô tô, mô tô, xe máy và xe có động cơ khác); ăn uống; nhà hàng; khách sạn; dịch vụ vận tải hành khách, dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường bộ, dịch vụ nghệ thuật, vui chơi, giải trí, hoạt động chiếu phim, dịch vụ phục vụ cá nhân khác theo quy định về Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam).

– Từ ngày 1/1/2026 trở đi: Chính thức hoàn toàn xóa bỏ thuế khoán đối với tất cả hộ cá nhân kinh doanh.

Theo đó, căn cứ theo Điều 5, Điều 6, Điều 7 Thông tư 40/2021/TT-BTC, hiện nay, trước khi bỏ thuế khoán thì cá nhân kinh doanh có thể nộp thuế theo 03 phương pháp nộp thuế như sau:

– Phương pháp kê khai thuế;

– Phương pháp khai thuế theo từng lần phát sinh;

– Phương pháp khoán.

Như vậy, trong trường hợp bỏ thuế khoán, các phương pháp nộp thuế dành cho cá nhân kinh doanh sau khi bỏ thuế khoán là:

– Phương pháp kê khai thuế: là phương pháp khai thuế, tính thuế theo tỷ lệ trên doanh thu thực tế phát sinh theo kỳ tháng hoặc quý

– Phương pháp khai thuế theo từng lần phát sinh: là phương pháp khai thuế, tính thuế theo tỷ lệ trên doanh thu thực tế từng lần phát sinh.

Cách tính thuế hộ kinh doanh năm 2026 khi bỏ thuế khoán theo Quyết định 3389/QĐ-BTC?
Vừa qua, Bộ Tài chính đã ban hành Quyết định 3389/QĐ-BTC năm 2025 về việc Phê duyệt Đề án “Chuyển đổi mô hình và phương pháp quản lý thuế đối với hộ kinh doanh khi xóa bỏ thuế khoán”.

Trong đó, tại Bảng 2 Mô hình quản lý thuế đối với hộ, cá nhân kinh doanh được ban hành kèm theo Quyết định 3389/QĐ-BTC năm 2025, Cục Thuế đã quy định chi tiết cách tính thuế hộ kinh doanh năm 2026 khi xóa bỏ thuế khoán trên cơ sở phân chia thành 03 nhóm doanh thu, cụ thể như sau: